القاعدة الرابعة: ضمان نزاهة التقارير المالية
إن وجود لجنة للتدقيق والمراجعة يعد أحد السمات الرئيسية الدالة على تطبيق قواعد الحوكمة الرشيدة، حيث تعمل هذه اللجنة على ترسيـــــــــخ ثقافة الالتـــــــــزام داخل الشركة وذلك عن التأكد من ضمان سلامة ونزاهة التقارير المالية للشركة، فضلا مدى كفاية وفاعلية أنظمة الرقابة الداخلية المطبقة في الشركة.
وعليه شكل المجلس لجنة دائمة للمراجعة وروعي في تشكيلها أن تتسق اللجنة مع طبيعة نشاط الشركة وأن تتمتع بالاستقلالية التامة، فضلا عن توفر ذوي الخبرات المتخصصة عند تشكيل اللجنة وذلك للقيام بالمهام المنوطة بها.
وقد تم إعداد لائحة عمل لجنة المراجعة في الشركة طبقاً لأحكام لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية في المملكة العربية السعودية والتي تنص على قيام الجمعية العامة للشركة بناءً على اقتراح مجلس الإدارة باعتماد لائحة عمل لجنة المراجعة، وقد جاءت هذه اللائحة لتوضح آلية تعيين أعضاء لجنة المراجعة واختصاصاتها وكل ما يتعلق باجتماعاتها والنصاب القانوني لهذه اللجنة وإجراءات عملها. حيث تختص اللجنة بما يلي:
أولاً: التقارير المالية
- دراسة القوائم المالية الأولية والسنوية للشركة قبل عرضها على مجلس الإدارة وإبداء رأيها والتوصية في شأنها؛ لضمان نزاهتها وعدالتها وشفافيته
- إبداء رأيها الفني – بناء على طلب المجلس – فيما إذا كان تقرير المجلس والقوائم المالية للشركة عادلة ومتوازنة ومفهومة وتتضمن المعلومات التي تتيح للمساهمين والمستثمرين تقييم المركز المالي للشركة وأدائها ونموذج عملها واستراتيجيتها.
- دراسة أي مسائل مهمة أو غير مألوفة تتضمنها التقارير المالية.
- ا لبحث بدقة في أي مسائل يثيرها الرئيس المالي للشركة، أو من يتولى مهامه، أو مسؤول الالتزام في الشركة أو المراجع الخارجي.
- دراسة أي مسائل مهمّة أو غير مألوفة تتضمنها التقارير المالية.
- دراسة السياسات المحاسبية المتبعة في الشركة وإبداء الرأي والتوصية للمجلس الإدارة في شأنها.
ثانياً: المراجع الداخلي
- دراسة ومراجعة نظم الرقابة الداخلية والمالية والمخاطر في الشركة.
- دراسة تقارير المراجعة الداخلية ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية للملحوظات الواردة فيها.
- الرقابة والإشراف على أداء وأنشطة المراجع الداخلي وإدارة المراجعة الداخلية في الشركة؛ للتحقق من توافر الموارد اللازمة وفعاليتها في أداء الأعمال والمهام المنوطة بها.
- التوصية لمجلس الإدارة بتعيين مدير وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية أو المراجع الداخلي واقتراح مكافآته..
ثالثاً: مراجع الحسابات الخارجي
- التوصية للمجلس بترشيح مراجعي الحسابات الخارجيين وعزلهم وتحديد اتعابهم وتقييم أدائهم، بعد التحقق من استقلالهم ومراجعة نطاق عملهم وشروط التعاقد معهم.
- التحقق من استقلال مراجع الحسابات الخارجي وموضوعيته وعدالته ومدى فعالية أعماله، مع الأخذ في الاعتبار القواعد والمعايير ذات الصلة.
- مراجعة خطة مراجع الحسابات الخارجي للشركة وأعماله، والتحقق من عدم تقديمه لأية أعمال فنية أو إدارية خارجة عن نطاق عمله، وإبداء مرئياتها حيال ذلك.
- الرد على استفسارات مراجع الحسابات الخارجي للشركة.
- دراسة تقارير مراجع الحسابات الخارجي وملاحظاته على القوائم المالية ومتابعة ما اتخِذ بشأنها.
- مراجعة واعتماد كل الخدمات غير المتعلقة بالمراجعين الخارجيين للتأكد من استقلاليتهم.
رابعاً: ضمان الالتزام
- مراجعة نتائج تقارير الجهات الرقابية والتأكد من أن الشركة قد اتخذت الإجراءات اللازمة بشأنها.
- التأكد من امتثال الشركة للأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات العلاقة.
- مراجعة العقود والتعاملات المقترح أن تجريها الشركة مع الأطراف ذوي العلاقة، وتقديم توصياتها حيال ذلك إلى المجلس.
- إبلاغ المجلس بأي مسائل تتعلق بما تراه ضروريًا لاتخاذ إجراءات وتقديم التوصيات اللازمة بشأن الخطوات الواجب اتخاذها.
خامساً: القيم والأخلاقيات
- مراجعة السياسات والإجراءات المتعلقة بقواعد القيم والاخلاقيات وتقييمها.
- مراجعة تقارير الامتثال للأنظمة واللوائح والسياسات والسلوك غير الأخلاقي وما إلى ذلك.
سادساً: الحوكمة
- الحصول على التأكيدات اللازمة فيما يتعلق بتطبيق قواعد الحوكمة من إدارة الشركة.
سابعاً: الاحتيال وغسيل الأموال والفساد
- الإشراف على ترتيبات الإدارة لمنع الاحتيال وغسيل الأموال والفساد ومكافحتها.
- ضمان اتخاذ الإجراءات ضد مرتكبي عمليات الاحتيال وغسيل الأموال والفساد.
- دعم الإدارة لضمان وجود برامج وضوابط مكافحة الاحتيال وغسيل الأموال والفساد.
ثامناً: الرقابة الداخلية
- مراجعة مدى ملاءمة واكتمال نظام الرقابة الداخلية.
- مراجعة الطريقة والإطار الذي من خلاله تمكن الإدارة من مراقبة الأعمال والتحقق من مدى ملاءمة طبيعة أنظمة الرقابة الداخلية وحجمها ومدى فعالية تنفيذها.
تاسعا: التقرير السنوي
- تعد اللجنة تقريرا سنويا يتضمن تقييمًا شاملاً لعمليات الرقابة والامتثال، وأنشطة اللجنة واختصاصاتها وعضويتها وعدد اجتماعاتها المنعقدة وعدد الحضور على مدار العام. ويجب أن يشتمل تقرير لجنة المراجعة على تفاصيل أدائها لاختصاصاتها ومهامها المنصوص عليها في هذه اللائحة، على أن يتضمن توصياتها ورأيها في مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية والمالية وإدارة المخاطر المتعلقة بذلك ويجب أن يودع مجلس الإدارة نسخاً كافية من تقرير لجنة المراجعة في مركز الشركة الرئيس وأن يُنشر في الموقع الإلكتروني للشركة والموقع الإلكتروني للسوق المالية عند نشر الدعوة لانعقاد الجمعية العامة لتمكين من يرغب من المساهمين في الحصول على نسخة منه. ويتلى ملخص التقرير أثناء انعقاد الجمعية العامة.
وقد روعي في تشكيل اللجنة ما يلي:
يجب ألا يقل عدد أعضاء اللجنة عن ثلاثة أعضاء ولا يزيد عن خمسة بحيث:
- ألا يكون أي منهم من أعضاء المجلس التنفيذيين.
- أن يكون من بينهم على الأقل عضو من أعضاء المجلس المستقلين.
- أن يكون أحد أعضائها متخصصاً في الشؤون المالية والمحاسبية.
- ألا يكون رئيس مجلس الإدارة عضواً في لجنة المراجعة.
- لا يجوز لمن يعمل خلال السنتين الماضيتين في الإدارة المالية أو التنفيذية للشركة أو لدى مراجع الحسابات الخارجي للشركة أن يكون عضواً في اللجنة.
- أن يكون كل أعضاء اللجنة على دراية بالقواعد المالية وأن يكون عضو واحد على الأقل متخصصاً في الشؤون المالية والمحاسبية.
- أن يكون العضو حاصلا على مؤهل جامعي أو ما يعادله من مركز تعليمي معترف به في المملكة العربية السعودية.
- ألا يشغل عضو اللجنة عضوية لجان مراجعة في أكثر من خمس شركات مساهمة مدرجة في السوق في آن واحد.
- ألا يكون العضو قد سبق الحكم عليه بأي جناية أو جنحة مخلة بالشرف أو الأمانة.
