القاعدة الأولى: بناء هيكل متوازن لمجلس الإدارة

يتمتع مجلس إدارة الشركة بهيكل يتناسب مع حجم وطبيعة نشاط الشركة وكذلك المهام والمسؤوليات المنوطة بها، ويراعي تشكيل المجلس التنوع في الخبرة العلمية والمهنية والمهارات المتخصصة، والمعرفة بالقوانين والأنظمة ذات العلاقة وبحقوق وواجبات مجلس الإدارة، فضلاً عن توافر الفهم والدراية الكاملة لأنشطة الشركة، وكافة المخاطر التي قد يتعرض لها مركزها المالي.

وتقوم سياسة ومعايير وإجراءات العضوية في مجلس الإدارة على الأسس التالية:

• أن يتكوّن مجلس ادارة الشركة من عدد كاف من الأعضاء بما يسمح له بتشكيل العدد اللازم من اللجان المنبثقة منه في إطار متطلبات قواعد الحوكمة إذ يتكون المجلس حاليا من سبعة اعضاء.
• يراعى في تشكيل مجلس ادارة الشركة التنوع في الخبرات والمهارات المتخصصة بما يساهم في تعزيز الكفاءة في اتخاذ القرارات.
• أن تكون أغلبية أعضاء مجلس إدارة الشركة من الأعضاء غير التنفيذيين وأن يكون من أعضاء مجلس الإدارة أعضاء مستقلين الأمر الذي يتيح لهم اتخاذ القرارات دون التعرض لضغوط أو معوقات الأمر الذي يساعد مجلس الإدارة على اتخاذ القرارات السليمة التي تساهم في تحقيق مصالح الشركة.
• أن يقوم مجلس إدارة الشركة بتنظيم أعماله وتخصيص الوقت الكافي للاضطلاع بالمهام والمسئوليات المنوطة به.

وتمثل سياسة ومعايير وإجراءات العضوية في مجلس الإدارة باكورة العمل الممنهج في هذا المجال حيث تم إعدادها طبقاً لأحكام لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن مجلس هيئة السوق المالية، والتي نصت على أنه يدخل ضمن مهام مجلس الإدارة واختصاصاته "إعداد سياسات ومعايير وإجراءات واضحة ومحددة للعضوية في المجلس – بما لا يتعارض مع الاحكام الإلزامية في لائحة الحوكمة- ووضعها موضع التنفيذ بعد إقرار الجمعية العامة لها" وتوضح هذه السياسة كافة الإجراءات والشروط المتعلقة بإجراءات العضوية في مجلس الإدارة.

ولحسن سير أعمال المجلس فقد تم إعداد سياسة قواعد وإجراءات عمل مجلس إدارة شركة مرافق والتي تم أيضا إعدادها طبقاً لأحكام لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية في المملكة العربية السعودية وقد جاءت هذه السياسة لتوضح وتحدد قواعد وإجراءات عمل مجلس الإدارة وكيفية تكوين المجلس وتحدد مسؤولياته كما تحدد الأسس والمبادئ التي تحكم عمل المجلس وطرق التواصل مع المساهمين والإدارة التنفيذية بالشركة.

يضاف إلى ما تقدم فقد تم إقرار سياسة مكافآت أعضاء مجلس الإدارة ولجان المجلس والإدارة التنفيذية وقد تم إعدادها كذلك طبقا للائحة حوكمة الشركات الصادرة عن مجلس هيئة السوق المالية، ونظام الشركات السعودي. ويتمثل الغرض من إعداد هذه السياسة في تعويض ومكافأة أعضاء مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه والإدارة التنفيذية للشركة لتحفيزهم على تحسين أدائهم ومساعدة الشركة في نموها وتحقيق أهدافها وغاياتها، والامتثال لمتطلبات الأنظمة المعمول بها وكذلك ضمان أن تتماشى مكافآت مجلس الإدارة ولجانه والإدارة التنفيذية مع ممارسات السوق السائدة والأنظمة واللوائح المعمول بها وأيضا التوافق مع مصالح المساهمين والأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل للشركة.